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中小型企业会计电算化系统实施研究

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  对于中小企业会计电算化存在问题的归纳有以下的几点:一是对会计电算化重要性的认识不到位;二是选择不适合的计算机硬件和财务软件;三是会计电算化信息存在较大的安全隐患;四是会计电算化相关制度不够完善;五是中小企业会计人员素质不高,难以满足信息时代电算化处理的要求。

  一是对会计电算化重要性的认识不到位(会计电算化和传统会计的区别及重要作用)。随着计算机在会计的广泛应用,这一切都将成为历史,电算化会计档案都存放在电脑硬盘等设备中,这些设备的存储密度,是以往任何一种会计档案所不能比拟的,查询速度快、检索能力强,可以快速传递会计信息。会计核算工作数据是非常大的,对准确性要求又非常很高,要求提供会计信息的时间性较强。而电子计算机具有高速度、高效率和高容量的特点,对于数据的记录、 汇总排列、查询和对和存贮分析等方面,比手工操作的速度能够提高成千上万倍,并可随时从计算机中获取有关会计数据,能够大大提高会计数据处理的实效性和准确 性、提高会计核算的水平和质量、减轻会计人员的劳动强度,提供会计信息的及时性也能够得到充分保证。其次,数据处理程序具有新的特点。电算化会计数据处理程序与传统会计不同。在传统会计中,针对企业的生产规模、经营方式和管理方式形成的特征,必须采用与之适应的不同的账簿组织形式、记账程序和记账方法。而在电算化会计中,由于数据处理的精度高和速度快,可以采用一种统一的核算形式。而且由于计算机处理数据差错的概率小,没必要像传统会计那样,在数据处理过程中,进行各种核对,如账账核对、账证核对、账表核对。现在的会计人员应该有过这种体验:到了月底对账时,为了几分钱的差额而必须翻遍所有的凭证、账册。传统手工会计由于各人、各企业习惯不同,形式多样,有很大的人为因素,无法做到全行业的同一。而利用电子计算机对经济业务进行账务处理,能够为全行业提供一个统一的标准,是会计核算工作更加规范化,有助于进行统一规范的经营管理,完善对经营管理的要求,提高会计核算工作的质量和经营管理的水平。

  二是选择不适合的计算机硬件和财务软件。目前,大多数企业用的是用友、安易的软件,对各类企业提供通用版本难免产生问题,还有不少中小企业片面追求功能强大、界面华丽,结果导致了很高的购买成本,即花费高额的费用在这些根本用不上的功能上。再者这些通用软件不仅带来了安装调试上的冗长和复杂,更带来了日常操作中不必要的烦琐和延误。另一方面,由于中小企业人力资源相对不足,也无法顺利使用会计点算化软件提供的一些复杂功能,这些都影响了软件应有功能的有效发挥。

  三是会计电算化信息存在较大的安全隐患。财务数据是企业的秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。在会计电算化环境下,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质,财务信息面临安全风险。目前,我国的财务软件生产还处于模仿和加工阶段,没有形成一定的产业规模,多数财务软件的开发都是把重点放在理财和提供多功能管理和决策上,很少放在数据的安全保密上。随着网络经济时代的到来,在给企业带来无限商机的同时,网络财务面临的最突出问题就是安全问题。

  四是会计电算化相关制度不够完善。许多会计电算化单位没有严密的基础管理工作制度。首先,在人员分工上,企业对会计电算化操作人员与系统维护人员等岗位没有严格权限限制措施,操作员密码公开或不设密码,为越权使用和篡改数据留下隐患。特别是中小企业内部控制十分不完善,使得会计电算化不能正常健康运转。

  五是中小企业会计人员素质不高,难以满足信息时代电算化处理的要求。缺乏进行会计电算化操作的专业人才成为中小企业快速实现会计电算化的障碍,作为一个综合性的财会专业人才,需要具备计算机、会计、管理等多方面的专业知识,实现从满足手工会计的需要到适应会计电算化普及的过渡。目前,中小企业会计人员素质偏低,难以满足信息时代电算化处理的要求。许多单位的电算化人员是由过去的手工会计、出纳等经过短期培训而来,他们在使用微机处理业务的过程中大多数是除了开机使用财务软件之外,对微机的软硬件知识了解不多,不能灵活运用软件处理的会计数据进行财务信息的加工处理。当计算机运行出现问题时,计算机维护人员又大多是计算机专业出身,对财务知识又不甚了解,所以不能够把计算机知识和会计等财务知识融合在一起。

  中小企业规模跨度大,生产经营特点千差万别,经济实力大相径庭。中小企业在实施电算化的时候,要根据本企业自身的实际情况,选择合适的电算化模式。目前有3种模式可供中小企业选择:一是企业自己构建会计电算化系统模式,二是在线租用财务软件模式,三是代理记账模式。

  (一)构建会计电算化系统模式

  构建会计电算化系统,是指企业购买实施会计电算化所需的各种软、硬件系统,建立健全会计电算化各项管理制度,组织实施人员培训,自己负责会计电算化系统日常运行、系统

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